11 E-mailtemplates voor je Softwareselectie | WeMatch.Tech
WeMatch.Tech
Home
Oplossingen
ERP CRM Agentic AI WMS Low-code Data Platform
Bedrijf
Over ons Contact Inzichten Partner worden? Vind oplossing →
Terug naar inzichten
Gratis gids

11 e-mailtemplates voor je softwareselectie

Een softwareselectie valt of staat bij de gesprekken die je voert. Met deze 11 e-mailtemplates stuur je elk moment in je traject, van de eerste demo-aanvraag tot het akkoord. Kopiëren, invullen, versturen.

Wat je ermee bereikt
  • Stuur elk gesprek met de juiste e-mail
  • Houd leveranciers scherp én onderling vergelijkbaar
  • Voorkom misverstanden, leg afspraken vast
  • 11 templates voor 4 fases, direct te gebruiken
11
Gids WeMatch.Tech
11
Kant-en-klare
e-mailtemplates
voor je selectie
PDF · Gratis

Download de gids

Vul je gegevens in en je krijgt direct toegang tot alle 11 e-mailtemplates.

Gebruik je zakelijke e-mailadres — gratis providers zoals Gmail of Hotmail worden niet geaccepteerd.

Door de gids te downloaden ga je akkoord met ons privacybeleid.

Je gids staat klaar

Bekijk de 11 templates hieronder of sla ze direct op als PDF.

WeMatch.Tech · Gratis gids

11 e-mailtemplates voor je softwareselectie

11 kant-en-klare e-mails voor elk moment in je selectietraject, met uitleg waarom elke mail werkt, van demo-aanvraag tot akkoord.

Jouw gids

11 e-mailtemplates

In deze gids

Praktische e-mails voor elk moment in je selectie

Stuur het gesprek

Bepaal vooraf de agenda en houd elke demo over jouw use-cases.

Houd het vergelijkbaar

Stel elke leverancier dezelfde vragen en leg de antwoorden vast.

Bewaar de regie

Onderhandel, vraag tijd of zeg netjes nee. Jij bepaalt het tempo.

1
“De gerichte aftrap”
Je allereerste bericht aan een leverancier op je longlist.
OnderwerpDemo-aanvraag [software] voor [bedrijf] ([X] medewerkers)
Beste [naam], Wij oriënteren ons op [type software] voor [bedrijf], een [branche]-organisatie met [X] medewerkers. De aanleiding: [concreet probleem]. Kunnen jullie een demo van 30–45 minuten verzorgen, toegespitst op [kernproces]? Twee momenten die ons schikken: [datum 1] of [datum 2]. Met vriendelijke groet, [naam]
2
“De agenda-zetter”
Nadat de demo is ingepland, voorkom een standaardpitch.
OnderwerpOnze focus voor de demo op [datum]
Beste [naam], Om de demo op [datum] gericht te houden, willen we vooral deze drie zaken live zien: 1. [Use case 1] 2. [Use case 2] 3. De koppeling met [bestaand systeem] Mogen we de algemene introductie kort houden en hier de meeste tijd aan besteden? Groet, [naam]
3
“De referentie-check”
Na een sterke demo, vóór je een offerte opvraagt.
OnderwerpReferentieklant in [branche]
Beste [naam], Voordat we de volgende stap zetten, spreken we graag kort met een bestaande klant van vergelijkbare omvang in [branche]. We zijn vooral benieuwd naar hun ervaring met de implementatie en support. Kun je ons met één of twee referenties in contact brengen? Groet, [naam]
4
“De totale prijs”
Je wilt de echte kosten over drie jaar, niet de maandprijs.
OnderwerpVerzoek volledige prijsopgave (TCO 3 jaar)
Beste [naam], Voor een eerlijke vergelijking ontvangen we graag een volledige opgave, uitgesplitst over drie jaar: licenties, implementatie, datamigratie, training, support en verwacht meerwerk. Kun je ook aangeven welke kosten níet zijn inbegrepen? Groet, [naam]
5
“De gestructureerde uitvraag”
Je legt meerdere leveranciers exact dezelfde vraag voor.
OnderwerpUitnodiging offertetraject voor [bedrijf]
Beste [naam], [bedrijf] selecteert een nieuwe [software]. In de bijlage vind je onze eisen, scope en planning. We ontvangen jullie voorstel graag vóór [datum]. We beoordelen op fit, totale kosten (3 jaar) en implementatie. Vragen? Stel ze vóór [datum]. Groet, [naam]
6
“De openstaande punten”
Er bleven na de demo vragen over techniek, AVG of roadmap.
OnderwerpEen paar vervolgvragen na de demo
Beste [naam], Drie punten willen we nog scherp krijgen: 1. De koppeling met [systeem]: standaard, API of maatwerk? 2. Waar worden onze data gehost, en is dat AVG-conform? 3. Wat staat er het komende jaar op de roadmap? Een korte schriftelijke toelichting helpt ons enorm. Groet, [naam]
7
“De interne afstemming”
Je hebt een shortlist en wilt draagvlak vóór het besluit.
OnderwerpSoftwareselectie: jullie input gevraagd
Hi team, We staan voor de keuze tussen [leverancier A] en [leverancier B]. In de bijlage een korte vergelijking op functionaliteit, kosten en implementatie. Laat vóór [datum] weten welke punten voor jullie doorslaggevend zijn. Op [datum] nemen we samen het besluit. Groet, [naam]
8
“De onderhandeling”
Je wilt afronden, mits een paar voorwaarden beter worden.
OnderwerpNaar een akkoord: een paar voorwaarden
Beste [naam], Jullie oplossing heeft onze voorkeur. Om tot een akkoord te komen, willen we nog kijken naar: de prijs bij [X] gebruikers, een opzegtermijn van [periode] en concrete SLA-garanties. Kunnen we dit deze week telefonisch afstemmen? Groet, [naam]
9
“De rem erop”
Je wordt onder druk gezet om snel te tekenen.
OnderwerpStatus & vervolg
Beste [naam], Dank voor het geduld. We ronden onze interne afstemming zorgvuldig af en verwachten uiterlijk [datum] een besluit. Een keuze van deze omvang maken we liever weloverwogen dan snel. We houden je op [datum] op de hoogte. Groet, [naam]
10
“De nette afwijzing”
De keuze viel op een ander. Houd de deur open.
OnderwerpTerugkoppeling op jullie voorstel
Beste [naam], Bedankt voor jullie tijd en het voorstel. Na een zorgvuldige afweging is onze keuze op een andere partij gevallen, vooral vanwege [reden]. We waarderen het contact en sluiten een samenwerking in de toekomst niet uit. Veel succes! Groet, [naam]
11
“Het akkoord”
De knoop is doorgehakt. Vlot door naar de kickoff.
OnderwerpAkkoord: graag de vervolgstappen
Beste [naam], Goed nieuws: we gaan met jullie in zee. Graag ontvangen we het definitieve contract en plannen we een kickoff. Wie wordt ons vaste aanspreekpunt, en welke voorbereiding verwachten jullie van ons? Groet, [naam]
Veelgestelde vragen

Goed om te weten

Kies de template die past bij jouw fase, vul de [haakjes] in met je eigen situatie en verstuur. Bij elke template staat uitleg waaróm hij werkt, zodat je hem met vertrouwen aanpast.

Zeker. Ze zijn een vertrekpunt, geen keurslijf. Pas toon en details aan op je eigen stijl en bedrijf. Hoe persoonlijker de mail, hoe beter hij werkt.

Voor iedereen in het MKB die software selecteert: ERP, CRM, WMS of een Agentic AI-oplossing. Of je nu directeur, manager of projectleider bent: met deze mails houd je de regie.

Als een verzorgd, opgemaakt PDF-bestand met alle 11 templates, elk met uitleg en een kant-en-klare voorbeeldmail. Direct te downloaden, te bewaren, te printen of te delen met je team.

Een softwareselectie valt of staat bij de gesprekken die je voert. Scherpe, gerichte e-mails leveren eerlijkere antwoorden op en voorkomen dure misverstanden achteraf.

Wij matchen je kosteloos en onafhankelijk met de software en leveranciers die bij jouw organisatie passen. Deze templates gebruik je zelf; daarnaast stellen wij voor jou een onderbouwde shortlist samen.

Sneller bij de juiste software?

WeMatch.Tech matcht je kosteloos en onafhankelijk met de oplossingen en leveranciers die bij jouw organisatie passen. Jij houdt de regie, wij versnellen de keuze.

Vind oplossing →

Vind jouw oplossing

Laat je e-mail achter. Binnen 24 uur ontvang je onafhankelijk advies op maat, kosteloos.

Bedankt!

We nemen binnen 24 uur contact op.