Het ultieme software selectie draaiboek
Van probleem tot succesvolle livegang in 7 onderbouwde fases, met MoSCoW, een gewogen scoremodel en een TCO-berekening.
Het selectiedraaiboek
Van probleem tot succesvolle livegang, in zeven beproefde fases
Gebouwd op een gevalideerde selectiemethodiek en onderzoek naar waaróm trajecten vastlopen.
Elke fase met opleverdocument, de grootste valkuil en een concrete aanpak.
Met een MoSCoW-model, een gewogen scorekaart en een TCO-rekenvoorbeeld die je meteen gebruikt.
Software faalt zelden door de techniek. Het faalt door het proces ervoor.
van de digitale-transformatieprojecten haalt de vooraf gestelde doelen niet, blijkt uit veelaangehaald onderzoek van McKinsey.
IT-projecten wordt op tijd, binnen budget én met de beoogde scope opgeleverd (Standish Group, CHAOS).
van de echte kosten zit ná de licentie: in implementatie, migratie, training en adoptie.
Cijfers ter illustratie van de risico’s; bronnen worden indicatief aangehaald.
Fundament & business case
Een goede selectie begint niet bij software, maar bij het probleem. Leg vast wát je wilt bereiken en waaróm, en maak de business case hard voordat je de markt op gaat.
Behoeften & Programma van Eisen
Vertaal je processen naar eisen en wensen. Niet alles is even belangrijk: prioriteer streng, anders wint de leverancier met de langste featurelijst in plaats van de beste fit.
Marktverkenning & longlist
Breng de markt systematisch in kaart. Kijk verder dan de drie namen die je al kent: de beste match is vaak een specialist die je nog niet op het netvlies had.
Shortlist & gestructureerde demo’s
Laat 3 tot 5 partijen jouw use-cases live demonstreren volgens een vast script. Scoor elke demo op dezelfde criteria, zodat je appels met appels vergelijkt.
| Criterium | Weging | Lev. A | Lev. B | Lev. C |
|---|---|---|---|---|
| Functionele fit | 30% | 8 | 7 | 9 |
| Implementatiegemak | 20% | 7 | 8 | 6 |
| Totale kosten (3 jaar) | 25% | 6 | 8 | 7 |
| Support & roadmap | 15% | 8 | 7 | 8 |
| Referenties | 10% | 9 | 6 | 8 |
| Gewogen totaal | 100% | 7,4 | 7,4 | 7,7 |
Door per criterium een weging te geven, wint niet de leverancier met de meeste functies, maar die met de beste fit op wat voor jóu telt.
Validatie: referenties, PoC & TCO
Vertrouwen is goed, controleren is beter. Spreek referentieklanten, overweeg een proof of concept en reken de totale kosten over meerdere jaren door, niet alleen de maandprijs.
De maandprijs is het topje van de ijsberg. Reken altijd de Total Cost of Ownership door, niet alleen de licentie.
Onderhandeling & contract
Nu pas komt de prijs op tafel. Onderhandel niet alleen over het bedrag, maar ook over serviceniveaus, opzegtermijn en een nette exit. Leg elke afspraak schriftelijk vast.
Implementatie & adoptie
De handtekening is het begin, niet het einde. Een project slaagt of faalt bij de uitrol: datamigratie, training en vooral verandermanagement bepalen of de software écht gebruikt wordt.
Gratis tools die je per fase verder helpen
Goed om te weten
Voor iedereen in het MKB die nieuwe software selecteert, of dat nu ERP, CRM, WMS, een data-platform of een AI-oplossing is. Directeur, manager of projectleider: het draaiboek geeft je een gestructureerde aanpak en houdt je in de regie.
Dat hangt af van de complexiteit, maar de meeste MKB-trajecten doorlopen de 7 fases in 2 tot 4 maanden. Het draaiboek helpt je vooral om geen stappen over te slaan die later duur uitpakken.
De fases zijn opgebouwd op elkaar, dus overslaan is risicovol. Bij een kleinere selectie kun je een fase lichter invullen, maar elke fase heeft een doel: een fase overslaan is precies waar trajecten vaak misgaan.
Als een verzorgd, opgemaakt PDF-bestand met alle 7 fases, de visuals, opleverdocumenten en checklists. Direct te downloaden, te bewaren, te printen of te delen met je team.
Ja. De methodiek is leveranciersneutraal en gericht op de beste fit voor jóu. Daarnaast kunnen wij je kosteloos helpen met een onderbouwde shortlist als je dat wilt.
Wij matchen je met de software en leveranciers die bij jouw organisatie passen, en begeleiden je door het selectieproces. Dit draaiboek gebruik je zelf; wil je sparren, dan denken onze specialisten graag mee.
Sneller bij de juiste software?
WeMatch.Tech matcht je kosteloos en onafhankelijk met de oplossingen en leveranciers die bij jouw organisatie passen. Jij houdt de regie, wij versnellen de keuze.
Vind oplossing →